Über 1.200 Teilnehmer in 11 Lagern, 6 Stadtvierteln und der freien Stadt Neu-Ostringen: EPIC EMPIRES, die action- und wettkampforientierte Live-Action-Role-Playing Con, fand 2019 zum 11. Mal statt. Was dieses Jahr neu war: Die Software pretix unterstützte die Bewerbung der Teilnehmer und den Check-In auf der Veranstaltung.

Wanted: Ticketing und Check-In Software gesucht

Die Vorbereitungen für EPIC EMPIRES 2019 starteten vor ziemlich genau einem Jahr. Was wir damals schon wussten: Unser altes Bewerbungs- und Check-In-System war in die Jahre gekommen. Positiv war, dass es sich in unsere bestehende WordPress-Website und in den Shop integrierte, Check-In mit Barcode-Scanner unterstützte und den Bewerbungsprozess für alle Spieler ermöglichte. Allerdings war Weiterentwicklung und Wartung nicht mehr möglich, da uns das Know-How im Team fehlte.

Auch wenn der Standardprozess über die Weboberfläche abgebildet war, so gab es doch immer wieder Fälle, in denen ein Administrator Daten direkt in der Datenbank ändern musste: sei es falsch eingegebene E-Mail-Adressen oder bei Problemen bei der Synchronisation zwischen Shop und Teilnehmerverwaltung. Auch die Einrichtung der Lager und Stadtteile für das jeweils kommende Jahr war für das neue Team schwierig.

Die Suche nach der Alternative

Bereits in den Jahren zuvor hatten wir versucht, eine neue Lösung zu finden, bisher ohne Erfolg. Nun machten wir einen erneuten Anlauf, diesmal mit neuem IT-Admin-Team und dem Wissen, dass die alte Lösung nicht noch ein Jahr durchhalten würde.

Wir suchten eine Standardlösung, für die es (gegen Geld) Dokumentation, Software-Updates und Support gäbe. Die Anzahl der WordPress-Plugins und gehosteten Lösungen war überwältigend, auf den zweiten Blick aber wiederum ernüchternd:

• Die Fragen, die wir bei EPIC EMPIRES den Spielern bei der Bewerbung stellen, kommen vor dem eigentlichen Kauf. Erst nach einer Freigabe soll der Spieler zur Zahlung aufgefordert werden. Das konnte nicht jede Software.
• Bei EPIC EMPIRES bewerben sich die Spieler unter anderem mit einem Foto inklusive ihrer Montur und Ausrüstung. Leider unterstützte es kaum ein Plugin im Bewerbungs-Formular, eine Datei hochzuladen.
• Für den Check-In benötigen wir eine Offline-Lösung, da der Empfang an den verschiedenen Stellen des Veranstaltungsgeländes sehr schlecht ist.

Daran scheiterten alle WordPress-Lösungen, die wir uns anschauten. Auch viele andere Lösungen stellten sich hier als zu unflexibel dar. Eine Software setzte sich schließlich durch: pretix.

Was wir damit trotzdem nicht lösen konnten:

1. Über pretix konnten wir die Bewerbung für Händler, die freie Stadt und Teilnehmer des Plots (NSCs) abbilden, jedoch nicht die Bewerbung für die Lager. Dies hätte nur funktioniert, wenn wir die Lager in pretix als komplett unabhängige Unterveranstaltung mit eigener Berechtigungsstruktur hätten einrichten können.
2. Für pretix gab es ein WordPress-Plugin, dies integriert jedoch nur ein Widget in unseren WordPress-Webauftritt. Dadurch kommt es zu einem optischen Bruch, wenn der Spieler von unserer Website zur Registrierung in pretix wechselt.

Da bereits einige Lager ihren Bewerbungsprozess außerhalb des alten System abgebildet hatten, blieb den anderen Lagern nun nichts anderes übrig, als dies ebenfalls zu tun. Als minimalen Service boten wir ein Bewerbungsformular, aber keine Bewerberverwaltung. Den Check-In für die Spieler der Lager führten wir aber trotzdem mit pretix durch.

Die Überleitung zu pretix konnten wir durch ein paar Farbanpassungen bei pretix etwas ebnen, in diesen sauren Apfel eines optischen Bruchs mussten wir jedoch beißen.

Spieler-Bewerbung

Als erstes richteten wir die Bewerbungen für Stadtspieler und NCSs ein. Hier konnten wir alle Fragen abbilden — Auswahlfelder, Anreisedatum und -uhrzeit, Datei-Upload für Fotos von Ausrüstung und Zelt, etc.

In der Bestellübersicht bietet pretix einen Filter für noch nicht freigegebene Bestellungen. Auf Wunsch benachrichtigt es auch per E-Mail über freizugebende Bestellungen. Alle E-Mail-Templates sind konfigurierbar, angefangen von “Deine Bestellung ist eingegangen” bis hin zu “Freigegeben, jetzt bezahlen”, “Danke für die Zahlung” oder auch “Abgelehnt”. Als Zahlung integrierten wir Überweisung und PayPal. Auch Stripe und viele andere Zahlungsarten werden von pretix unterstützt.

Über die pretix-Oberfläche konnten wir den Teilnehmern individuelle E-Mails schreiben. Alle E-Mails (sei es automatisch oder manuell erstellte) konnten wir im E-Mail-Verlauf für jede Bestellung einsehen.

Kontingente

Für die Stadtspieler gab es verschiedene Kontingente und Preisstaffeln, zu denen sich die Teilnehmer anmelden konnten. Die Verfügbarkeiten konnten sie in unserem Shop einsehen. Ein Kontingent war in dem Moment ausgebucht, in dem eine entsprechende Anzahl von Bewerbungen eingegangen war. Damit zählte im Vergleich zu den Vorjahren nicht mehr der Zeitpunkt der Freigabe, sondern der der Bewerbung. Ab und zu mussten wir über die Verwaltungs-Oberfläche manuell eingreifen: Wurde ein Bewerber einer frühen Staffel abgelehnt oder zog seine Bewerbung zurück, so schoben wir einen Teilnehmer der teureren Staffel in die günstigere Staffel. Hatte er noch nicht bezahlt, so änderte sich der offene Betrag. Hatte er schon bezahlt, so bekam er eine Erstattung.

Buchhaltung

Zahlungen und Erstattungen — das ist das Thema für die Buchhaltung. Per PayPal konnten die Teilnehmer direkt bezahlen, und pretix registrierte den Zahlungseingang. Für die Überweisung bekamen alle Teilnehmer einen individuellen Verwendungszweck, mit denen in der Buchhaltung alle Zahlungen den Bestellungen zugeordnet werden konnten. Sobald eine Bestellung bezahlt war, erstellte pretix eine Rechnung für den Teilnehmer. Die Kollegin in der Buchhaltung konnte die Rechnungen gebündelt herunterladen. Viel besser, als unser altes System das je konnte.

Rutschte jemand in der Staffel in einen günstigeren Tarif, so kümmerte sich pretix um die Erstattung z. B. via PayPal und erzeugte auch die Rechnungen erneut. Einzelne Personen hatten als Helfer im letzten Jahr noch Freikarten gut, hier konnten wir den Preis der Bestellung in pretix dank der Verwaltungs-Oberfläche direkt anpassen. Über das Protokoll und das Bemerkungsfeld in der Bestellung konnten wir solche Änderungen jederzeit nachvollziehen.

Gutscheine

Mit Gutscheinen lässt sich in pretix so ziemlich alles machen: Produkte verkaufen, die nicht öffentlich im Shop sichtbar sind, Rabatte gewähren oder einfach nur Teilnehmer registrieren.

Zuerst kamen die Gutscheine bei Händlern zum Einsatz: Diese bewarben sich zunächst außerhalb von pretix über ein Web-Formular oder fragten per E-Mail an. Sobald wir uns einig waren und der Händlervertrag von beiden Seiten unterschrieben war, bekam der Händler einen Gutschein, mit dem er die vereinbarte Anzahl von Personen am Stand registrieren konnte. Hierfür hatten wir ein eigenes Produkt mit einem eigenen Kontingent in pretix hinterlegt. Alle Händler, die diesen Service nutzten, konnten auf der Veranstaltung schneller einchecken und direkt mit dem Aufbau ihrer Stände beginnen.

Wenn auch nicht ganz intuitiv, so doch sehr praktisch: Wir konnten einem Gutschein mehrere Produkte zuordnen und ihn als Filter nutzen. Auf diese Weise konnten wir Einstiegs-Links in pretix erstellen, auf dem nur Produkte für die Stadt oder nur Produkte für die NSCs angeboten wurden.

Über Gutscheine konnten auch die Lager ihre Teilnehmer registrieren: Für jedes von den Lagern im Vorverkauf erworbene Ticket bekam das Lager einen Gutschein, mit dem sich der Teilnehmer später registrierte.

Endspurt

Im August wurde es dann ernst, die Veranstaltung nahte. Die Tickets für die Stadt waren schnell ausverkauft, die Teilnehmer der Lager registrierten sich nach und nach.

Jetzt kamen immer wieder Sonderwünsche und Ausnahmen auf uns zu: Spieler mussten absagen, und wollten ihren Platz weiterverkaufen. Spieler wollten das Lager wechseln. Dafür nutzten wir die pretix Verwaltungs-Oberfläche. Hier waren alle Möglichkeiten vorhanden, die wir brauchten. Allerdings waren die Varianten hier vielfältig, so dass es auf unserer Seite manchmal etwas Nachdenken oder auch Nachlesen in der pretix-Dokumentation bedurfte: Wechselt der Spieler von Lager zu Lager, oder von der Stadt in ein Lager? Hat er schon bezahlt, bekommt er eine Erstattung?

Check-In

Der Handy-Empfang ist auf dem Veranstaltungsgelände teilweise sehr schlecht, daher bauten wir auf die Offline-Fähigkeit der Check-In-Software.

Aus den Jahren zuvor hatten wir noch unseren Barcode-Scanner, den wir mit einem Laptop und der pretix-Check-In-Software nutzen konnten. Außerdem gibt es eine Check-In-App für Android und iOS. Alle drei Versionen sind offline-fähig.

In den ersten Tagen durften nur diejenigen auf den Veranstaltungsplatz, die als Aufbauhelfer eine Frühanreise gebucht hatten. Ab Mittwoch durften alle Spieler mit einem regulären Ticket, ab Freitag alle Spieler mit einem Wochenendticket auf den Platz. Wir konnten für die verschiedenen Produkte eine Markierung setzen, sodass wir beim Scannen des Tickets eine Warnung bekamen, wenn jemand zu früh einchecken wollte. Ein tolles Feature!

Während die ersten Aufbauhelfer schon da waren, registrierten sich andere Lagerteilnehmer noch online. Trotz des mäßigen Handyempfangs synchronisierten sich die Geräte regelmäßig, sodass wir auch Teilnehmer, die sich gerade erst registriert hatten, einchecken konnten; sei es per ausgedrucktem Ticket, PDF auf dem Handy-Display oder per Passbook-Ticket.

Während die Veranstaltung lief, konnten wir in der Statistik sehen, wie immer mehr Teilnehmer der verschiedenen Lager eingecheckt waren. Zu Beginn waren wir noch sehr aufgeregt, ob alles wie geplant funktionieren würde. Als dann alles reibungslos funktionierte stellte sich bald Routine beim Check-In ein. Der Check-In per Handy-App funktionierte so gut, dass wir den Check-In per PC gar nicht benutzten.

Ausblick

Nächstes Jahr wollen wir dann unbedingt den PDF-Ticket-Editor von pretix nutzen, um die Tickets der Teilnehmer individueller zu gestalten. Das fiel dieses Jahr leider aus Zeitgründen unter den Tisch, obwohl wir es uns fest vorgenommen hatten.

Für den Fall, dass es uns dann doch noch in den Fingern juckt und wir etwas programmieren wollen, hat pretix eine dokumentierte Schnittstelle, mit der wir vielleicht den Ticket- und Lagertausch vereinfachen können. Da müssen wir noch mal schauen, ob sich das für uns lohnt.

Fazit

Gut, dass wir dieses Jahr endlich den Umstieg auf ein neues Ticketing- und Check-In-System gemacht haben. Der Check-In mit dem Handy, das sich regelmäßig synchronisiert und auch gerade erst registrierte Teilnehmer kennt, hat uns echt begeistert.

Da wir die bei pretix gehostete Lösung nutzen bekommen wir Updates auf die neuste Version immer sofort, so auch die neue Check-In-App, die passend für unsere Veranstaltung fertig wurde.

Bei Fragen und Problemen stand uns der pretix-Support zur Seite, der uns auch ein paar kleine Wünsche in pretix erfüllt hat. Im Gegensatz zur alten selbstgebauten Lösung decken die Verwaltungs-Dialoge alle Spezialfälle ab. Eine echte Entlastung!

Vielen Dank pretix — wir freuen uns auf unsere nächste Veranstaltung mit dir!